SAGE-GP

Conforme relatório de prestação de contas, para realizar estudo com levantamento de ações de melhorias nos processos administrativos, foi realizado o diagnóstico inicial, por meio de levantamentos de processos, reuniões, estudo de fluxos operacionais, leitura e sistematização de relatórios de auditorias, etc. Neste período inicial foi necessário intensificar ações, inclusive superando as já planejadas inicialmente, devido a necessidade de melhor compreensão da situação, já foi possível a identificação de algumas barreiras existentes que dificultam os processos e realização do diagnóstico preliminar. Foi possível também planejar como se dará a revisão e construção de novos fluxos, mapeamento dos procedimentos operacionais existentes.

Com as ações acima, considera-se, pois, realizada a atividade 1 da meta 1.

Foram realizadas reuniões com áreas e diretoria, que permitiram reflexões importantes de melhorias na busca de um planejamento participativo. Neste sentido, foi construído um cronograma de reuniões a serem realizadas, além de planejamento para a construção de um plano de ações com o intuito de melhorar o acompanhamento e execução orçamentária.

Com base nas ações acima, considera-se alcançada a atividade 1 da meta 2.

Os relatórios individuais foram enviados à Fiotec como prestação de contas.

Por meio de sucessivas reuniões promoveu-se uma aproximação do planejamento com os diversos setores e departamentos da instituição, proporcionando maior integração entre os setores e possibilitando identificar barreiras e entraves nos processos de trabalho. Essa ação também facilitou a detecção de ações de melhorias para mitigar tais dificuldades.

Com base na descrição acima, considera-se alcançada a atividade 3 da meta 2.

Foi elaborado um Manual de Orientação para preenchimento da Planilha de Demanda das Unidades. Essa planilha deve constar toda a programação de despesas previstas, a cada trimestre, para negociar o orçamento necessário pela unidade junto à Cogeplan. A metodologia utilizada é o envio dessa planilha a cada setor demandante da gestão, Direção, bem como Vice-Diretorias de Gestão, Ensino e Pesquisa. O NUPLAN consolida essas demandas, bem como insere despesas recorrentes dos contratos contínuos e apresenta à Cogeplan.

Foi realizada uma reunião com as secretárias dos Departamentos de Pesquisa para uma breve apresentação do NUPLAN, em relação aos planos para o futuro e serviços prestados, bem como para informar sobre ação a ser realizada para identificar dificuldades relacionadas ao cadastramento de projetos no SAGE.
Após a reunião, foi realizada uma pesquisa com as secretárias dos departamentos, a partir da aplicação de um questionário, onde foi identificada a necessidade de treinamento para uso do sistema SAGE. Com base nessa informação, o NUPLAN entrou em contato com Patrícia Araújo, gestora do SAGE, e agendou um treinamento com ela, voltado às secretárias e chefes de departamentos, sobre a importância do cadastro dos projetos no SAGE, bem como a efetiva operacionalização do sistema. O treinamento será realizado em 12/05/2022.